Sistem Manajemen Aplikasi Bimbingan Belajar
Aplikasi manajemen bimbingan belajar ini dibangun dengan sederhana agar mudah digunakan dan di pahami para client kami yang menggunakan aplikasi ini.
Aplikasi ini dibangun dengan menggunakan vb.net, dimana sourcode yang digunakan sudah mengikuti standar daripada pemprograman. Aplikasi bimbel ini pada awalnya berdasarkan pesanan dari sebuah lembaga pendidikan anak-anak di daerah kami. Dan kemudian di kembangkan kembali ke manajemen bimbingan belajar.
Dengan adanya program aplikasi bimbingan belajar ini, diharapkan bisa membantu para pengusaha yang bergerak di bidang pendidikan khususnya bimbingan belajar. Agar bisa lebih professional lagi dalam mengelola data siswa, data kelas, data pendapatan keuangan, data pengeluaran untuk operasional. Hingga ke pajak yang akan dibayarkan pada negara.
Adapun fitur-fitur yang dapat digunakan pada aplikasi bimbel ini :
1. Master data tahun ajaran
Pada form ini anda dapat mengatur tahun ajaran yang sedang berlansung atau tahun akan berikutnya, dimana tahun ajaran bimbel mengikuti tahun ajaran yang diselenggarakan oleh lembaga pendidikan, baik lembaga pendidikan swasta ataupun lembaga pendidikan negeri. Karena system belajar bimbingan belajar wajib mengikuti tahun ajaran yang diselenggarakan oleh pendidikan nasional di Indonesia. Dan biasanya tahun ajaran berlaku pada pertengahan tahun. Missal tahun ajaran 2018 / 2019 biasanya mulai berlaku pada bulan juni atau juli pada tahun tersebut, untuk tahun selanjutnya 2019 / 2020. Dan seterusnya.
Cara penggunaanya cukup sederhana, yaitu klik master data tahun ajaran, lalu selanjutnya akan muncul form disamping kanan. Dan untuk menambahkan master data tahun ajaran cukup klik tombol “TAMBAH” , dan memasukkan tahun ajaran yang akan berlaku. Masukkan juga periode awal tahun ajaran dan akhir tahun ajaran, untuk lebih jelas bisa Lihat gambar di bawah
2. Master data type kelas
Data type kelas adalah, menentukan type kelas yang diterapkan pada bimbingan belajar tersebut. Biasanya yang menentukan ini adalah pemilik atau owner bimbel tersebut, dimana yang menetukan kelas mana yang akan dibuka. Misal untuk tingkat sekolah dasar membuka kelas bimbel dari kelas 3 sampai dengan kelas 6 tingkat sekolah dasar. Dan jika memungkinkan dengan keadaan dana, waktu dan tempat mungkin bisa menambahkan kelas bimbel tingkat SMP, atau kelas 7 sampai dengan kelas 9.
Untuk hal ini data type kelas biasanya tergantung dari pada keinginan bimbel tersebut. Dan pada penerapan aplikasi bimbingan belajarnya, cukup mudah yaitu tinggal buat saja kelas dan type kelas apa yang akan di selenggarakan pada bimbel tersebut.
Pada data type kelas ini juga bisa langsung menambahkan biaya pertahun yang akan di pungut pada peserta bimbel.
Tinggal ketikkan data type kelas dan masukkan biaya yang akan diterapkan pada bimbel tersebut untuk pertahunnya, untuk pembayaran bisa nantinya dibayarkan dengan metode cicilan. Akan dijelaskan pada langkah berikutnya.
3. Master data kategori kelas
Kategori kelas adalah Kelas atau waktu yang akan dibuka atau yang akan dilaksanakan, kelas pagi berarti jam belajar yang diterapkan tentunya akan diselenggarakan pada waktu pagi, mungkin diantara jam 8 pagi sampai jam 11.30 siang, begitu juga kelas siang dan sore. Tentunya akan harus ditentukan terlebih dahulu dengan mengisi form ini.
4. Master Data Kelas
Master data kelas adalah kelas atau tingkat bimbingan belajar yang akan diberikan pada siswa. Tentunya hal ini juga sangat penting dilakukan agar sistematika materi yang diberikan sesuai dengan tingkat umur dan tingkat kelas dan terintegrasi dengan pelajaran yang ada di sekolah mereka.
Tentukan materi bimbel sesuai dengan tingkat kelas siswa yang akan belajar. Pada form ini
5. Master Data Jadwal Bimbel
Master data jadwal bimbel adalah, form untuk menentukan hari apa saja yang dilaksanakan untuk belajar, dan disesuaikan dengan keadaan di daerah anda tentunya. Dan nantinya diharapkan siswa yang ikut bimbingan belajar dapat memilih hari belajar nya.
Untuk menentukan jam belajar lihat point nomor 4 master data kategori kelas.
6. Master data siswa
Pada form ini adalah hal yang sangat penting diisi, karena pada form inilah data siswa yang ikut dalam bimbingan belajar.
Semua kolom text pada form ini wajib diisi, berikut data-data yang wajib diisi adalah :
NIS : Nomor induk siswa, bisa ditentukan sendiri nomor induk siswa yang telah mendaftar, agar mempermudah untuk mengisinya, missal : 11 2018, sebelas adalah nomor urut pendaftaran waktu pertama kali mendaftar. 2018 adalah tahun waktu mendaftar.
NAMA : Sesuaikan saja dengan nama siswa yang lengkap
KELAS : waktu pertama kali mendaftar disesuaikan dengan kelas siswa tersebut akan mengikuti bimbingan belajar untuk kelas berapa, untuk mempermudah cukup ditanyakan pada siswa yang bersangkutan, kelas berapakah yang diikuti di sekolah mereka.
SEKOLAH : sekolah adalah asal sekolah siswa tersebut
KATEGORI KELAS : Tentukan atau tanyakan pada siswa tersebut untuk mengikuti kelas jam belajarnya. Apakah Kelas pagi, Kelas Siang, Kelas Sore ?
JADWAL BIMBEL : Setelah menentukan kelas siang, pagi, atau sore, tentukan juga hari apa saja untuk bisa mengikuti bimbingan belajar,
TYPE KELAS : Isi dengan type kelas dan sesuaikan dengan materi bimbingan belajar yang akan diikuti.
BIAYA : biaya yang dikenakan pada siswa per tahun, tentunya nanti harus disesuaikan dengan biaya yang telah di tetapkan sesuai dengan type kelas yang diikuti.
BAYAR : Dan isi jumlah pembayaran yang telah diterima, dan tentunya disesuaikan dengan keadaan bimbel anda, apakah menerapkan system cicilan atau cash berjangka. Dan masukkan jumlah yang dibayar jika telah menerima angsuran pembayaran.
Untuk jelasnya bisa dilihat pada form berikut :
Untuk membuat kartu siswa / pelajar bisa memasukkan foto ukutan 3x4
Untuk membuat kartu siswa bisa klik baris nama siswanya dan klik tombol CETAK KARTU
Baca Juga : Aplikasi Manajemen Bimbel
7. Master Item Pendapatan
Pendapatan disini adalah pendapatan yang diperoleh dari input masukan yang diterima dari pembayaran siswa, atau bisa juga memasukkan pendapatan lainnya, misal pada bimbel anda menjual alat alat tulis, mungkin bisa dimasukkan juga pada form ini agar bisa terdata pendapatan atau pemasukan jenis apa yang diterima oleh bimbel anda.
8. Master Item Operasional
Jika pada point 7 adalah form pendapatan, maka pada form ini adalah pengeluaran, hal ini juga bisa diterapkan pada lembaga bimbingan belajar anda, agar pendapatan dan pengeluaran bisa di data dengan benar. Untuk form ini silakan diisi dengan pengeluaran yang biasanya dikeluarkan untuk operasional bimbel, misal : pembayaran listrik, gaji guru bimbel, pembayaran telpon dan lain sebagainya yang dianggap sebagai operasional pada bimbel anda.
JIKA MUNCUL FORM SEPERTI INI “ TANGGAL APLIKASI TIDAK SESUAI DENGAN TANGGAL KOMPUTER”
Maka anda harus menyesuaikan tanggal aplikasi dengan tanggal computer. Caranya :
Cukup klik menu SETTING TANGGAL APLIKASI dan Klik TANGGAL APLIKASI DAN SESUAIKAN DENGAN TANGGAL KOMPUTER, DAN KLIK SIMPAN
Hal ini sengaja kami buat untuk menghindari kesalahan input data pada aplikasi, terutama tanggal transaksi, dikarenakan pengalaman dilapangan sering terjadi kesalahan tanggal transaksi. Dimana hal ini juga bisa memicu kecurangan yang tentunya bisa mengakibatkan kerugian.
Baca Juga : Tutorial Aplikasi Lainnya
TRANSAKSI
1. Input Pembayaran Bimbel
Pada form inilah transaksi setiap hari yang biasa dilakukan, yaitu menerima pembayaran siswa bimbingan belajar. Adapun form yang harus di isi adalah :
Jika terjadi transaksi klik tombol tambah, maka akan muncul form seperti diatas, da nisi form tersebut dengan benar.
Untuk Mencari NIS siswa bisa klik tombol cari (seperti kaca pembesar) pada sisi kolom, maka semua kolom data yang ada akan terisi secara otomatis sesuai dengan NIS tersebut, anda tinggal memasukkan nominal pembayaran yang diterima.
Klik centang “CETAK TANDA TERIMA PEMBAYARAN” untuk membuat kwitansi pembayaran. Dan klik simpan untuk menerima pembayaran tersebut dan akan langsung mencetak kwitansi jika printer anda sudah terhubung ke computer.
TOTAL BAYAR adalah jumlah yang akan dibayarkan, disini kami menerapkan 6 kali pembayaran.
2. Input Pendapatan Lainnya
Input pendapatan lainnya adalah memasukkan data pendapatan seperti yang sudah dijelaskan pada point sebelumnya. Misal di bimbel anda ada menjual alat-alat tulis, alat-alat peraga. Dan pada saat transaksi lakukan pada form ini.
Klik tambah untuk melakukan transaksi, lalu pada kolom item pencarian nama barang atau jasa yang dijual bisa klik tombol cari (seperti kaca pembesar) dan cari barang / jasa yang akan di cetak notanya.
Selengkapnya bisa lihat gambar diatas.
3. Input Biaya Operasional
Untuk input biaya operasional atau pengeluaran yang dilakukan pada bimbel anda, bisa lakukan pada form ini.
Biaya operasional yang rutin biasanya seperti gaji karyawan, listrik, dan lainnya yang anda anggap rutin wajib di masukkan ke form ini, agar bisa melihat laporan pengeluaran dan tentunya nanti bisa menarik kesimpulan untuk menentukan kebijakan manajemen bimbel anda.
4. Laporan Data Siswa
Adapun laporan-laporan data siswa yang dapat dicetak pada aplikasi manajemen bimbingan belajar ini adalah :
Untuk mencetaknya bisa langsung klik tombol printer pada kiri atas
5. Laporan pembayaran siswa
Untuk melihat laporan pembayaran yang telah diterima dari setiap siswa bimbel bisa dilihat pada form laporan berikut :
Dan contoh bentuk laporannya sebagai berikut :
6. Laporan pendapatan lainnya
Laporan hasil yang telah diterima dari pendapatan lainnya, seperti penjualan alat-alat tulis ataupun alat peraga lainnya, bisa dilihat pada form ini, dan bisa dilihat serta dicetak per hari, per minggu, dan perbulan.
Sesuaikan sendiri dari tanggal berapa sampai dengan tanggal berapa untuk melihat hasi laporan pendapatan lainnya.
Lihat gambar untuk contoh hasil laporan pendapatan lainnya
7. Laporan Operasional
Jika tadi adalah point pendapatan, sekarang adalah point pengeluaran. Sama seperti halnya laporan pendapatan tadi, laporan operasional bisa juga dilihat perhari, per minggu atau perbulan. Tinggal tentukan saja tanggal yang ingin dilihat atau dicetak laporan pengeluaran yang telah dilakukan.
Bentuk laporan operasional
8. Laporan Perhitungan Pajak
Laporan pajak disini adalah pendapatan yang dikenakan pajak oleh pemerintah, dari yang kami tahu untuk jenis usaha bimbingan belajar dikenakan 1 % dari hasil pendapatan untuk PPH. Dan nilai ini sudah dapat dilihat dan siap dibayarkan atau dilaporkan. Dan tentunya pemilik usaha bimbel pasti sudah memiliki NPWP untuk membuat billing pembayaran pajak.
Tentukan bulan yang akan dilihat Laporan perhitungan pajaknya
Baca Juga : Peraturan Pajak Retail
9. Form Laporan Laba Usaha
Untuk melihat penghasilan laba / rugi bisa dilihat pada form ini, perhitungan yang kami terapkan sangat sederhana yaitu :
(Pendapatan Pembayaran + Pendapatan Lainnya) - Operasional = Laba/Rugi
Tentukan dimulai tanggal berapa hingga tanggal berapa yang ingin dilihat laporan Laba / rugi usaha anda. Lalu Klik Preview
Laporan yang dihasilkan adalah laporan per tanggal / perhari / bulan
SETTING
Setting pada aplikasi manajemen bimbingan belajar ini adalah setting pengaturan pada aplikasi ini, diantaranya adalah :
1. Setting Identitas Perusahaan
Pada pengaturan identitas perusahaan, jangan sampai dirubah tanpa sepengatahuan kami atau jangan di ubah nama perusahaan, alamat beserta tanda bacanya. Karena jika dirubah maka akan trial kembali dan aplikasi tidak bisa digunakan. Karena serial register yang sudah terdata pada ji-software.com tidak bisa diubah. Jadi pastikan bahwa saat register pada ji-software.com bahwa nama perusahaan dan alamat sudah fix dan tidak akan di rubah kembali.
Jika ada sesuatu hal yang mau di ubah pada setting nama perusahaan ini. Silakan hubungi kami
2. Setting data user
Bagi para pengguna aplikasi ini, bisa diterapkan HAK AKSES atau tidak semua orang bisa menggunakan aplikasi ini beserta menu-menu nya. Dan tentunya nanti pihak manajemen bimbel atau yang berwenang pada bimbel nya yang bisa menentukan, mana form yang boleh dibuka oleh administrator (user 1), mana form yang boleh dibuka oleh bagian keuangan (user 2), dan mana user yang boleh mengakses semua form pada aplikasi ini (super user).
Dan setiap user bisa diberikan hak akses sesuai dengan ketentuannya dan diberikan juga password untuk membukanya.
Klik Tambah pada Menu Setting Data User, Lalu akan muncul form seperti diatas dan silakan di tentukan mana saja user yang bisa meng akses menu ini.
Caranya cukup mudah yaitu :
Ceklis / centang aktif = berarti user tersebut bisa mengakses menu form tersebut
Hilangkan ceklis / centang nonaktif = berarti user tersebut tidak bisa mengakses menu form tersebut.
Klik Simpan jika selesai
3. Setting Tampilan Aplikasi
Untuk mengatur warna pada aplikasi, jika bosan dengan warnanya boleh pilih pada menu atau form ini.
4. Setting Tanggal Aplikasi
Seperti yang pernah dibahas sebelumnya bahwa pada menu ini untuk mengubah tanggal aplikasi dengan tanggal computer yang aktif, sehingga bisa melakukan transaksi
DATABASE UTILITY
Untuk pengaturan database pada aplikasi bisa dilakukan pada menu ini, seperti backup database, restore database dan pengaturan ip address jaringan LAN (localhost) jika menggunakan banyak computer dengan system client server pada usaha bimbel anda
1. Koneksi Database
Untuk mengkoneksikan database, jika stand alone saja atau jika menggunakan satu computer saja untuk menggunakan aplikasi ini, tidak perlu di ubah lagi setting koneksi databasenya. Karena sudah standart default dari kami.
Begitupun jika instalasi pada computer utama (server) tidak perlu juga dirubah setting koneksi database ini.
Jika menggunakan client / computer lain yang ingin terkoneksi juga dengan satu database, maka pada instalasi aplikasi ini pada computer client mesti diisi ip Address dari computer server, jika kurang jelas bisa cek ke website berikut ini untuk penjelasan lebih detail – KLIK - .
Baca Juga : Koneksi Jaringan LAN Komputer Server dan Client
2. Backup Data
Untuk membackup database, saran kami usahakan untuk melakukan ini seminggu 2 atau 3 kali untuk membackup database anda. Untuk menghindari kehilangan database jika terjadi sesuatu pada computer anda. Dan simpanlah database tersebut pada media penyimpanan yang lain, seperti flasdisk, atau hardisk esternal lainnya.
3. Restore database
Restore database adalah mengembalikan database yang pernah di backup, cukup lakukan ini, jika ingin mengembalikan data yang pernah di backup.
4. Hapus data transaksi
Hati-hati melakukan ini jika tidak benar-benar penting, dikarenakan semua data transaksi bisa hilang. Dan tentukan tanggal, bulan dan tahun database yang akan dihapus.
Adapun data transaksi yang akan dihapus dengan menggunakan menu ini adalah :
- Data Siswa tahun ajaran
- Semua data transaksi pembayaran
- Semua data transaksi pendapatan
- Semua data transaksi biaya operasional
5. Hapus Semua Data
Untuk menghapus semua data yang ada di dalam aplikasi ini, atau boleh dibilang kembali ke NOL, maka bisa dilakukan pada form ini.
Akhir kata aplikasi manajemen bimbingan belajar sederhana ini selesai kami buat, jika ada kekurangan ataupun kendala dalam pengoperasian aplikasi ini.
Silakan menghubungi kami di :
Itank = 0852 – 685 – 133 – 14
Jaka = 081 -1730 – 3160
